Jak jsme stavěli nový tým a hledali nové zákazníky

Pan Marek byl mozek a srdce celé své firmy, ale co bytostně nesnášel bylo organizování a kontrola obchodníků a obchodování vůbec. Nejlépe mu bylo za svým počítačem, kde vyvíjel nové stroje, kterými dokázal ohromit své zákazníky i konkurenci a i jako lokální firma si vysloužil slušné obchodní výsledky doma i v zahraničí.

V době, kdy jsme se setkali realizoval větší část obchodu sám a zaměstnával jednoho obchodníka, který po sobě nějak v systému „nezanechával žádnou stopu“, jež by dokazovala co vlastně a jak dobře dělá. Po první schůzce bylo jasné, že první, co bude třeba získat je systém – nějaké místo, kam by se mohla data o zákaznících i obchodních aktivitách nejen ukládat, ale také vyhledávat, vyhodnocovat a měřit. Pro malou firmu, která rozhodně nechce utrácet miliony za robusní ERP systém to byla „jasná volba“. Dohodli jsme se, že bude nutné zavést do firmy CRM.

V prvním kroku jsem pro pana Marka realizovala výběrové řízení na CRM – výběry a testování demoverzí, které jsem na virtuálním trhu pro tento typ firmy vytipovala. Výsledkem byla užší skupina 3 dodavatelů, z nich při osobní prezentaci zvítězil jeden.

Během následujících 2 měsíců (a to včetně vánočních svátků) proběhla základní implementace systému do firmy. Nepředstavujete si pod tím žádné konzultanty trávící hodiny vašeho času u vašeho stolu. Šlo hlavně o to, abychom si spolu s panem Markem vydefinovali, jaká očekávání a budoucí potřeby má na nový systém a to z pohledu řízení lidí i řízení informací o zákaznících. Všechny možnosti jsme dobře zvážili a následně je „dostávali“ do CRM. Jednalo se o soustavu stavů, číselníků, filtrů, přehledů, přístupových práv apod. Už během této první fáze jsme realizovali výběrové řízení na obchodníka, které pro nás prováděl zástupce externí personální agentury.

Jakmile jsme měli vybrány  dva nové obchodníky, začala další, druhá fáze – vytvoření adaptačního plánu, který měl zajistit rostoucí produktivitu i efektivitu nových lidí a rostoucí zakázky. Obchodníci neměli k dispozici ani jednu firmu ze stávajících zákazníků, celá adaptace probíhala pouze přes akvizice nových zákazníků, které měli vyhledat kdekoliv na trhu.

Adaptační plán obsahoval detailní rozpis nejen toho, co mají nováčky a kdy umět a absolvovat, ale hlavně aktivity, které jsme chtěli, aby dokázali ve stanoveném čase provozovat sami a bez dohledu a v požadované kvalitě. Jedním z těchto úkolů byla pochopitelně uživatelská znalost všech potřebných operací v CRM, kterou jsem pravidelně prověřovala a následně na týdenních schůzkách s celým týmem vyhodnocovala. Tyto schůzky byly velmi důležité jako zpětná vazba pro obě strany, aby se vyjasnila očekávání a rozdíly.

Zároveň se během tohoto období práce se CRM jasně ukázalo, co vlastně původní obchodník dělá. Kromě lustrování porno stránek v pracovní době skoro nic. Byl propuštěn během velmi krátké doby a tak se mohly veškeré zdroje – mentální i fyzické začít věnovat těm lidem, u kterých to mělo smysl.

Už v závěru třetího měsíce adaptace musel pan Marek čelit situaci, kdy poptávky a objednávky výroba přestávala stíhat. I když ještě rozhodně není se svými obchodníky „za vodou“, je jasné, dobrý začátek, přesně stanovená pravidla a mantinely s kvalitním CRM systémem dokážou divy.

Já sama jsem v obchodně pracovala léta, ale takovou úroveň práce s informacemi jsem viděla u obchodních týmů málokde. Dnes už pan Marek také ví, kde je asi 300 potenciálních odběratelů, o kterých nikdy ani netušil, že existují. Má představu, kolik jakých strojů má dát včas do výroby, aby mu nezůstaly na skladě. Ale i to jsou jen první a dílčí úspěchy. Hlavní práce ho ještě čeká – implementace nového ERP systému, který už v nové hale, kterou nyní bude kupovat bude rozhodně třeba. A já se těším, že se tam opět setkáme a budeme přemýšlet o tom, jak ty procesy postavit, aby v tom novém ERP „běhaly“ co nejlépe.

Nyní vedu pro pana Marka aspoň pravidelné obchodní porady s obchodníky a pomáhám mu stále zlepšovat nastavení procesu v jeho CRM.

Share Button
Print Friendly