Jak jsme hledali díry v realizačním procesu

Vždycky, když slyším u svého zákazníka: „naši lidé mají problém s komunikací“, je mi jasné, že budeme pracovat s optimalizací některého procesu nebo využíváním informačního systému. Ani v případě pana Daniela to nebylo jiné.

Jeho zakázka byla mnohem většího rozsahu a pestrosti, přesto však zmíním dílčí část o tom, jak jsme společně využili práci všech zúčastněných na workshopu, abychom našli rychle to, co je trápilo a dali jim šanci se do procesu „zlepšování“ zapojit jednodušeji než direktivní cestou.

Uspořádali jsme pro celý firemní tým 2-denní pracovní workshop, kde měly být představeny nové cíle a vize pro rok 2013 a také obchodní cíle, které byly rozhodně ambiciozní a měly znamenat něco, co jsme pracovně pojmenovali „návrat na výslunní“.

V rámci pracovních úkolů měl každý tým za úkol vypracovat podle instrukcí tzv. Terčíkovou analýzu procesu. Záměrně jsem pro tento typ práce s lidmi vytvořila tento jednoduchý nástroj, který umožňuje lidem vidět nejen tok procesu, ale také problémy a požáry, které během procesu vznikají a o kterých oni sami vědí nejlépe. Kdo byl na mých seminářích ví, že nikdy neopomenu na tzv. Kopečkovou teorii, podle které jsou vaši lidé ti nejvhodnější, abyste našli díry v procesech a místa, kde produktivita a efektivita mizí nenávratně pryč.

Je až neuvěřitelné, jak lidi taková práce baví. Jak vizualizace, papír a fixy odstraňují bariéry a překážky a co všechno se můžete dozvědět o vašich procesech za relativně krátký čas. Během hodiny jsme měli na stěnách rozvěšen hlavní proces viděný očima každého týmu zvlášť s vydefinovanými místy pro nutné zlepšení, pro dořešení nejasných kompetencí i ohrožujících rizik.

Na zjištěních z tohoto pracovního workshopu prakticky dodnes v postupných krocích spolupracujeme. Mimo to přibývají další a další úkoly, jako je informační systém a jeho propojení s procesy, motivační systém a jeho provázanost s firemních cíli a úkoly pro další období, dosazení vhodných lidí do volných pozic apod.

Malá firma s velkými cíli nezalekne se ani velkých úkolů!

Share Button
Print Friendly